LA PROCURA IN GENERE E LE VARIE FORME DI PROCURA
Premessa generale: la centralità della procura nella pratica notarile.
La procura costituisce uno degli istituti maggiormente rilevanti nella prassi giuridica e notarile contemporanea, in quanto strumento che consente di superare le difficoltà connesse all’impossibilità del soggetto di presenziare personalmente all’atto, permettendogli di delegare ad altri il compimento di atti giuridici.
Il Notaio – uno dei cui obblighi fondamentali nel ricevimento di un atto pubblico consiste nell’accertamento della legittimazione dei comparenti – si trova quotidianamente a dover verificare la validità delle procure, sia che esse provengano da fonti interne, sia che siano formate in ordinamenti stranieri, e ciò implica una costante attenzione alla disciplina normativa nazionale e internazionale, nonché alle interpretazioni dottrinali e giurisprudenziali sul punto.
La globalizzazione dei traffici giuridici e la mobilità delle persone determinano, infatti, un incremento delle procure provenienti dall’estero, specie in relazione ad atti di straordinaria amministrazione, quali la vendita di beni immobili in Italia da parte di cittadini stranieri o di italiani residenti oltre confine, ovvero l’esercizio di diritti sociali in assemblee societarie. In tale prospettiva, la procura assurge a strumento indispensabile per garantire la funzionalità dei rapporti giuridici e la tutela degli interessi dei rappresentati, a condizione che siano rispettati i requisiti formali e sostanziali richiesti dall’ordinamento italiano.
La nozione di procura e la sua distinzione dal mandato.
La procura è un negozio giuridico unilaterale (dunque, non bisognoso di accettazione), con il quale il rappresentato conferisce al rappresentante il potere di compiere negozi giuridici in suo nome e per suo conto. Essa è un atto cd. intuitu personae, fondato su un rapporto fiduciario tra rappresentato e rappresentante, ed è sempre revocabile, salvo che sia conferita nell’interesse del procuratore o di terzi.
Occorre distinguere con chiarezza la procura dal mandato: quest’ultimo, disciplinato dagli artt. 1703 e seguenti del Codice civile, è un contratto consensuale a effetti obbligatori, che vincola il mandatario ad agire nell’interesse del mandante. La procura, invece, non vincola il rappresentante, ma attribuisce un potere di spendita del nome altrui.
È per questo che, in dottrina, si parla di negozi collegati ma autonomi: il mandato genera l’obbligo, la procura conferisce il potere.
La forma della procura: disciplina generale.
Ai sensi dell’art. 1392 del Codice civile, la procura deve rivestire la forma prescritta per l’atto che il rappresentante è chiamato a compiere, in quanto la procura costituisce un “negozio di secondo grado” rispetto al negozio in vista del quale è rilasciata.
Il principio è di agevole formulazione, ma di complessa applicazione.
- Forma ad substantiam: quando la legge richiede la forma solenne a pena di nullità, la stessa forma deve rivestire la procura (es. atto pubblico in presenza di due testimoni per la donazione, art. 782 del Codice civile).
- Forma ad probationem: qualora la forma scritta sia richiesta solo a fini probatori, anche la procura dovrà essere redatta per iscritto, senza necessità di particolari formalità.
- Formalismo volontario: se le parti decidono liberamente di adottare una forma solenne, la dottrina si divide tra chi ritiene estendersi tale formalismo anche alla procura e chi, invece, ritiene che la procura debba sempre rispettare solo la forma legale. La giurisprudenza, in prevalenza, aderisce a questa seconda tesi.
Tipologie di procura.
Nella prassi, si distinguono le seguenti categorie principali:
- Procura generale: attribuisce al rappresentante poteri di ordinaria amministrazione; gli atti di straordinaria amministrazione devono essere espressamente indicati. Essa deve essere registrata ed è generalmente conferita con atto pubblico.
- Procura speciale: riguarda un singolo affare specifico; è normalmente redatta in originale e consegnata al rappresentante affinché possa esibirla al Notaio rogante.
- Procura plurima: può essere congiuntiva, quando più rappresentanti sono chiamati ad agire insieme o collettiva quando più soggetti rappresentati conferiscono congiuntamente i poteri.
- Procura generica: attribuisce il potere di compiere singole categorie di atti (vendite, permute etc.).
Altre figure meritevoli di attenzione sono la procura irrevocabile, ammessa solo se conferita nell’interesse del procuratore o di terzi, e la procura a donare, disciplinata dall’art. 778 del Codice civile, che richiede la stessa forma solenne della donazione.
Limiti e vizi della procura.
Il conflitto di interessi tra rappresentante e rappresentato, disciplinato dall’art. 1394 del Codice civile, determina l’annullabilità dell’atto se il conflitto era conosciuto o conoscibile dal terzo.
Altro limite è rappresentato dall’abuso di poteri, che può dar luogo a responsabilità del procuratore nei confronti del rappresentato.
Un’attenzione particolare deve essere riservata alla sub-procura (cioè l’atto con cui il rappresentante attribuisce ad un terzo il potere rappresentativo conferitogli dal rappresentato), ammessa solo se espressamente autorizzata, essendo la procura un negozio intuitu personae.
Le procure estere: disciplina e problematiche applicative.
Le procure estere costituiscono uno dei temi più delicati e complessi nella pratica notarile. Si possono distinguere tre macro-categorie:
- Procure formate davanti ad autorità estere: sono valide in Italia se conformi alle forme prescritte dalla legge locale e non contrarie all’ordine pubblico. Devono essere corredate da legalizzazione (nella generalità dei casi) o da apostille (in caso sia formata in uno dei Paesi firmatari della Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961). La legalizzazione o apostille non è necessaria nel solo caso in cui la procura sia stata formata in cui Paese firmatario della Convenzione di Bruxelles del 1987: in tal caso è previsto l’automatico riconoscimento del documento formato all’estero. L’apostille o la legalizzazione servono ad attestare che il soggetto che ha autenticato la procura formata all’estero era dotato dei poteri necessari a tal fine.
- Procure ricevute da autorità diplomatiche o consolari italiane: in questo caso l’atto ha valore di atto pubblico italiano, con piena efficacia, senza necessità di ulteriori formalità.
- Procure digitali: il regolamento europeo eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services), Reg. UE 910/2014 impone il riconoscimento reciproco delle firme elettroniche qualificate. Una procura firmata digitalmente all’estero è valida in Italia solo se il certificato proviene da un prestatore qualificato accreditato a livello europeo.
La verifica della validità di una procura estera richiede dunque attenzione a più profili:
- forma adottata secondo la legge straniera;
- regolarità della legalizzazione o dell’apostille, quando richiesta;
- esistenza di traduzione giurata in italiano;
- compatibilità con i principi inderogabili dell’ordinamento italiano (ad esempio, esclusione della rappresentanza in materia testamentaria).
Profili di diritto internazionale privato.
In tema di riconoscimento delle procure estere, occorre poi richiamare la legge 31 maggio 1995 n. 218, recante riforma del sistema italiano di diritto internazionale privato, la quale stabilisce che la capacità di un soggetto di conferire procura è regolata dalla sua legge nazionale (art. 20), mentre la forma dell’atto segue alternativamente la lex loci actus (cioè, la legge che governa il negozio principale).
Questo consente una certa flessibilità, ma impone al Notaio un’attenta analisi della legge straniera richiamata.
Il ruolo del Notaio.
Il Notaio, quale pubblico ufficiale, ha il dovere di accertare la validità della procura, controllando la capacità e la volontà del conferente, la correttezza formale dell’atto e la compatibilità con l’ordinamento italiano. Egli deve, altresì, valutare l’idoneità della traduzione, eventualmente disponendo una traduzione asseverata, e accertare la sussistenza della legalizzazione o apostille.
In un contesto di crescente internazionalizzazione, il Notaio non è più solo garante della legalità interna, ma anche interprete e mediatore tra diversi ordinamenti giuridici, con la funzione di assicurare che gli atti possano produrre effetti validi e certi in Italia.
Conclusioni.
La procura, quale strumento essenziale di rappresentanza volontaria, assume oggi un ruolo ancora più rilevante in virtù della globalizzazione dei traffici giuridici e della mobilità delle persone. Le forme di procura – generale, speciale, nazionale o estera – pur presentando differenze formali e sostanziali, convergono nell’obiettivo di garantire al rappresentato la possibilità di far valere i propri diritti senza dover intervenire personalmente.
Il controllo notarile diventa dunque il presidio imprescindibile di certezza e di legalità, specie nei casi in cui la procura provenga da ordinamenti stranieri. Attraverso l’accurata verifica delle forme, dei poteri conferiti e della compatibilità con i principi inderogabili dell’ordinamento italiano, il Notaio assicura che la rappresentanza volontaria possa operare quale strumento efficace e sicuro al servizio dei cittadini e delle imprese.
